Document unique d'évaluation des risques professionnels : comment le valoriser ?
Une réglementation incontournable
L’épisode de la crise pandémique COVID a rappelé aux entreprises et aux employeurs leur responsabilité d’évaluer et prévenir les risques et à tracer ces analyses dans le document unique. Amazon a servi d’exemple médiatique sur les conséquences de la non réalisation d’une telle mise à jour.
Le risque pénal a fait réagir bon nombre d’employeurs alors qu’avant le confinement plus de 75 % des entreprises n’avaient pas de document unique et seulement 40 % étaient tenus à jour.
Ces chiffres démontrent le peu d’attrait qu’à ce volet réglementaire à être réalisé au sein d’une entreprise. Alors qu’il est obligatoire dès l’intégration du 1er salarié !
L’une des explications outre la méconnaissance juridique, est la finalité du document : à quoi sert-il hormis répondre à la loi ?
Une base solide pour la gestion des risques opérationnels
La réglementation laisse le champ libre au format du document unique. Aussi l’une des difficultés est d’avoir un format exploitable, révisable et accessible au sein de l’entreprise.
Considérant ces critères comme indispensables à sa réalisation, l’entreprise peut alors choisir de s’en servir selon sa propre politique interne. Autrement dit : comment protéger les collaborateurs, de quoi et quels avantages (économiques ou sociales) en retirer ?
En cela le document unique est une base de travail. De part une évaluation des risques rigoureuse et un plan d’action précis, il devient un tableau de bord initial de gestion.
D’office peuvent se dessiner les axes majeurs de budget, pertes sèches liées aux risques (ex : stress accru, incendie,..), les actions rapides, et les actions prioritaires.
Un outil de prise de décision et de communication interne
La loi impose à l’employeur de mettre en place un moyen aux collaborateurs de consulter le document unique. Un atout si l’entreprise cherche à communiquer les efforts mis en place pour les salariés. Et de surcroît permettant de les intégrer dans un processus de culture d’entreprise. Communiquer positivement et en toute humilité sur la situation dévoile une logique de responsabilisation face au risque chez les salariés.
Exemple de situation client sur un processus tertiaire – discussion entre un responsable et un agent de saisie :
« Vous voyez nous avons identifiés sur votre poste de travail des dysfonctionnements fréquents liés au retard de tâches, cette situation accentue le stress. Nous en avons pleine conscience et avons commencé à travailler sur des adaptations métiers. Nous serions vraiment reconnaissant de vos remontés d’informations sur ces évolutions ».
Un levier de négociation auprès des assurances
Votre contrat d’assurance vous paraît cher ? C’est aussi parce qu’il couvre généralement les risques selon les statistiques du milieu et de l’activité et qu’il ne tient pas compte de vos spécificités de prévention et de sécurité interne.
Or quoi de mieux pour négocier ces contrats que de démontrer un engagement permanent sur la gestion des risques à travers les évolutions de votre document unique.
D’autre part, sachez qu’en cas de sinistre, l’absence de document unique peut être un motif de non versement des indemnités, au titre que vous n’avez pas répondu à vos obligations de sécurité.
Pour les TPE/PME de moins de 50 salariés, la mise à jour du document unique est indispensable pour obtenir des subventions auprès de la CPAM, tandis que son absence en cas d’accident ou arrêt de travail génère une hausse des cotisations.
Une multitude de raisons de tenir à jour un document unique d’évaluation des risques professionnels à jour !
